こんにちは、Sakurabookチームです。
今回は、Sakurabookでスタッフの臨時休暇を設定する方法について、詳しくご案内いたします。
Sakurabookは、サービスの担当スタッフを登録し、スタッフの稼働日程や予約状況を予約カレンダーに反映する仕組みを備えています。定休日に関しては基本的な仕組みで設定できるのですが、たとえば「スタッフの田中さん、来週火曜日に有給でお休みです」といった臨時休暇の設定には、少しコツが必要になります。こうした場合の設定方法を詳しくご案内します。
Sakurabookの予約システムの仕組み
まずは、Sakurabookの予約システムの仕組みについてお話しましょう。
Sakurabookの予約システムは、店舗の営業日時とスタッフの稼働日時、そして予約の空き状況をシステムが計算し、実際にサービスをご提供できる日時のみ予約できるようカレンダーに反映する仕組みを備えています。
たとえば、ヘアサロンの事例で考えてみましょう。
Sakurabookで、「カット」「カット＆パーマ」「ブリーチ」という３つのコースの予約を受け付けているとします。また、スタッフは3名いて、全員がすべてのサービスを担当できるとします。
さて、7月15日の13時～14時に、「カット＆パーマ」のご予約が3件入ったとします。3名のスタッフがそれぞれ3件のお客様に対応します。この時、予約の空き状況だけ見れば、「カット」「ブリーチ」のコースは、予約が入っておらず、空き枠になっていますよね。しかし、スタッフ3人は全員、「カット＆パーマ」のお客様に対応することになっているので、「カット」や「ブリーチ」のご予約を受けても、実際には人手不足でサービスをご提供することができません。
こうしたトラブルを未然に防ぐために、Sakurabookでは、予約の空き状況だけでなく、「そのサービスを担当できるスタッフも空いているか」ということも含めて、予約カレンダーに反映する仕組みになっています。
つまり、そのサービス自体の予約は入っていなかったとしても、担当スタッフに空きがなければ、予約ができない状態になる仕組みです。
この仕組みを応用することで、スタッフの臨時休暇を設定することができます。
スタッフの臨時休暇を設定するための初期設定
「スタッフの臨時休暇を設定する」ということは、言い換えれば、「そのスタッフがお休みの時に、そのスタッフが担当する予約が入らないようにする」ということです。
『来週火曜日の午後にブリーチのご予約1件入りました』
『その日、ブリーチ担当できる田中さん臨時休暇だからサービス提供できませんよ！』
というトラブルを防ぐ必要があります。
つまり、田中さんが臨時休暇を取っている日時に、田中さんが担当するサービスの予約が入らないようにする＝田中さんの業務が発生しないようにする、ということです。
では、具体的にどのように設定をするのか、方法をご案内しながら、仕組みを解説していきましょう。
初期設定１：「臨時休暇設定用のサービス」をSakurabookに登録する
まず、スタッフの臨時休暇を設定できるようにするために、初期設定を行います。
Sakurabookに、臨時休暇の設定用のサービスを登録します。
1.Shopifyの管理画面を開きます。
2.左側メニューの「商品管理」から、「商品を追加する」をクリックします。
3.商品名を「臨時休暇設定用」、価格を「0円」、タグ欄に「service」と入力し、商品を登録（保存）します。商品名は、任意の名前でも構いません。
4.以下の手順で、「臨時休暇設定用」サービスを、Sakurabookに登録します。
・Sakurabookの管理画面から、「サービス」タブをクリック。
・「サービスの追加」ボタンをクリック。
・「service」タグの設置された商品ページの一覧が表示されます。「臨時休暇設定用」サービスの左側のチェックボックスをクリックしてオンにします。
・「追加」ボタンをクリックします。
5.以下の手順で、「臨時休暇設定用」サービスの詳細を設定します。
・Shopifyの管理画面を開き、左側メニューの「アプリ」から「Sakurabook」を開きます。
・「サービス」タブを選択し、先ほど読み込んだ「臨時休暇設定用」サービスを開きます。
・「担当スタッフ」に全てのスタッフを登録します。
・営業時間を以下のように入力します。
・「予約時間の長さ」の項目に、臨時休暇の長さを入力します。たとえば1日の営業時間が8時間であれば、終日の臨時休暇を設定するためには「8時間」を入力します。
・「保存」ボタンをクリックし、設定を保存します。
これで、「臨時休暇設定用」という名前の、価格0円の予約サービスができました。臨時休暇を取得する日時に、このサービスの予約が入ったことにすれば、他の予約が入るのを防ぐことができます。
たとえば、7月15日に田中さんが臨時休暇を取得する場合は、『7月15日の朝から夜まで、田中さんに「臨時休暇設定用」サービスの予約が入った』とSakurabookに登録すれば、他の予約が田中さんに入るのを防ぐことができます。
初期設定３：「臨時休暇設定用」サービスが、サイトに表示されないようにする
さて、先ほど作った「臨時休暇設定用」サービスは、あくまで臨時休暇を設定するための架空のサービスです。お客様に実際に提供するサービスではありませんから、お客様に見えてないようにする必要があります。ですので、「臨時休暇設定用」サービスが、サイトに表示されないようにしましょう。
この設定には、Shopifyの「コレクション」機能を使います。「コレクション」というのは、複数の商品をまとめるカテゴリのようなものです。
次のように設定します。
1.Shopifyの管理画面から「商品管理」＞「コレクション」を開きます。
2.「タイトル」の項目に、「臨時休暇設定用」など、わかりやすい名前をつけます。
3.「コレクションの種類」の項目で、「価格」「が右より大きい」「0円」を選択します。
この設定をすることで、価格を0円と設定した商品が、このコレクションに含まれることになりました。これでサイト上に臨時休暇設定用サービスが表示されなくなります。
これで、臨時休暇を設定するための初期設定は完了です。この準備は最初に一度だけ行っておけば大丈夫です。
スタッフの臨時休暇を設定する
それでは実際に、スタッフの臨時休暇を設定してみましょう。
ここでは具体的に、スタッフの「田中太郎」さんが、7月15日に臨時休暇を取得する場合の設定例をご案内します。
1.Shopifyの管理画面を開き、左側メニューの「アプリ」から「Sakurabook」を開きます。
2.ダッシュボードのカレンダーから、臨時休暇を設定したいスタッフと日時の枠をクリックします。ここでは、「7月15日」「田中太郎」さんの枠を選択しましょう。すると、以下の「予約の作成」画面が開きます。
3.臨時休暇設定用の情報を入力します。「姓」「名」「Eメール」は架空の情報を入力しておきます。「サービスの種類」に先ほど登録した「休暇設定用」サービスを選択します。「開始」時間を、臨時休暇を取得する日の営業開始時間に合わせて設定します。「休暇設定用」サービスの詳細設定に応じて、終了時間が自動的に入力されます。今回の例では、「休暇設定用」サービスは8時間で登録しているので、開始時間を9:00にすれば、終了時間は17:00となります。
4.「作成」をクリックします。これで設定が保存されました。
この設定により、スタッフの田中さんは、7月15日に、終日「臨時休暇設定用」サービスの予約が入った状態になるため、他の予約が入らないようになります。
臨時の「午前休」「午後休」や「早上がり」「遅出」なども設定可能
この設定方法を応用することで、「午前休」「午後休」や「早上がり」「遅出」なども設定することが可能です。
たとえば、「臨時休暇設定用（1時間）」というサービスを登録しておきます。午前休であれば、その日の午前中だけ「臨時休暇設定用（1時間）」の予約で埋めておけば、他の予約が入るのを防ぐことができます。
「7月15日は田中さん、お子さんのお迎えで1時間早上がりです」という場合なら、7月15日の営業終了前の1時間に、田中さんに「臨時休暇設定用（1時間）」の予約を、先ほどの手順で管理画面から追加します。
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今回は、Sakurabookで臨時休暇を設定する方法についてご案内しました。事前の初期設定に少し手間は掛かりますが、準備を整えておけば、柔軟な臨時休暇に対応できるようになります。
たとえば、小さなお子様を育てていらっしゃるスタッフさんなど、臨時休暇や遅出・早上がりが必要になるケースも珍しくありません。そうした場合にも、Sakurabookであれば、管理画面から「臨時休暇設定用」の予約でスタッフの空き枠を埋めることで、すぐに対応可能です。
このように実務に即した運用ができることが、Sakurabookの強みの一つです。
また、少々手間のかかる初期設定についても、弊社ではワンストップのサポートをご提供しています。予約サイトの構築、Sakurabookの導入や初期設定はもちろんのこと、運用サポートまで、すべて一貫してお任せいただけます。
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