こんにちは、Sakurabookチームです。
今回は、Sakurabookの「スタッフ指名あり」予約と、「スタッフ指名なし」予約についてご案内します。2024年7月アップデートにて実装されたこの機能は、従来より数多くのご希望をいただいていたものです。ご要望を下さった皆様に、改めてお礼申し上げます。
さて、従来のSakurabookでは、予約カレンダーの前に担当スタッフの選択画面が表示され、お客様は予約時にスタッフ指名が必須となっておりました。
しかし、今回のアップデートにより、サービスによってスタッフ指名のあり・なしを任意で切り替えできるようになりました。これについて、詳しく解説していきます。
サービスごとにスタッフ指名の有無を切り替え可能に
従来のSakurabookでは、すべてのサービスで、スタッフの指名が必須となっていました。しかし現実には、必ずしも、スタッフの指名を必要とするサービスばかりではありません。
たとえばヘアサロンの予約をする時、「担当するスタイリストを必ず指名しないといけない」というのは、少し不便です。「とりあえずカットだけしてくれれば、誰にやってもらっても構わないよ」といったお客様も多いでしょう。また、初めて利用するお客様にとっては、担当スタッフを指名すると言っても、誰がどんなスタッフなのかわかりませんから、選ぶのに困ってしまいます。
こうした問題がある一方で、ビジネスモデルによっては、スタッフ指名予約ができたほうが良い場合もあります。たとえば心理カウンセラーやセラピストなら、お客様との信頼関係がサービスの質に大きく影響しますし、「同じスタッフに定期的に相談したい」というお客様も多くなります。
スタッフ指名予約の必要性は、サービス内容やビジネスモデルによって大きく異なると言って良いでしょう。
そこでSakruabookでは、サービスごとにスタッフ指名の有無を切り替え可能となるよう、アップデートを実施しました。
スタッフ指名の設定方法
それでは具体的に、サービスごとのスタッフ指名の有無を切り替える方法について、ご案内します。
１.Shopifyの管理画面を開き、左側メニューから「アプリ」＞「Sakruabook」を開きます。
2.Sakruabook管理画面の「サービス」タブを開き、設定したいサービスの名前をクリックします。
3.サービスの詳細設定画面が開きます。「スタッフ選択オプション」の項目で、「スタッフを選択しない」または「スタッフを選択する」を選びます。
・「スタッフを選択しない」を選んだ場合：スタッフ選択画面が表示されず、日時を選択する空き枠カレンダーが直接表示されます。ご予約が入った場合、そのサービスに担当者として登録されている全てのスタッフの中から、勤務時間内のスタッフが自動で担当者として割り当てられます。
・「スタッフを選択する」を選んだ場合：予約カレンダーの前に、スタッフ選択画面が表示されます。お客様はスタッフを選択してから、空き枠の日時を選択して予約を申し込む流れになります。
スタッフ指名の有無は、サービスごとに任意に設定し、いつでも自由に切り替えることができます。
「スタッフを選択しない」のサービスでも、担当スタッフの登録は必要です
なお、「スタッフを選択しない」設定にしたサービスでも、担当スタッフの登録は必要となりますので、ご注意下さい。
これは、「ご予約を受けたものの、担当できるスタッフが空いておらず、ご予約の変更またはキャンセルが必要になる」といったトラブルを防止するための仕様です。
「スタッフを選択しない」設定にしたサービスの場合、お客様に表示されるサイト上では、スタッフ指名の画面は表示されません。しかしSakurabookのシステム内では、そのサービスに担当者として登録されている全てのスタッフの中から、勤務時間内のスタッフが自動で担当者として割り当てられる仕組みになっています。
たとえばAさん、Bさん、Cさんの3人のスタッフが担当者として登録されている場合を考えてみましょう。この場合、お客様としては、誰かを指名して予約するわけではありません 。誰が担当するのかは、特に気にしないで予約ができます。しかし、Sakurabookのシステム内では、担当者として登録されているAさん、Bさん、Cさんのうち、そのご予約の日時に手が空いている人を、自動的に担当者として割り当てます。
たとえば、「ご予約の入った日時に、もうBさんとCさんは他のサービスのご予約が入っていて手が開いていない」という場合、 まだ手が空いている A さんを、その後予約の担当者として、システムが自動的に割り当てる仕組みです。
この仕組みがあるため、「ご予約を受けたはいいものの、担当できるスタッフがいない」というトラブルを防げるようになっています。
予約管理機能を備えた予約システム「Sakurabook」
このようにSakurabookでは、単にご予約を受け付けるだけでなく、強力な約管理機能をも備えています。これは私たちSakurabookチームが、このシステムを開発する上で、こだわったポイントの1つでもあります。
Googleフォームなど、従来のオンライン予約受付の課題
「サイト上でご予約を受け付けるなら、Googleフォームで十分」というお店も多いでしょう。しかしこうした方法だと、ご予約のご連絡をいただいてから、「担当スタッフの空きがあるのか」といった確認をし、ご予約日時の調整をしなければいけません。
お客様としても、せっかく予約の連絡をしたのに、「担当者の空きがない」「他の予約が入ってしまっている」といった理由で予約日時を変えることになれば、がっかりしてしまいます。
店舗のスタッフにとっては効率が悪く手間がかかり、 お客様にも不便な思いをさせてしまいかねません。こうした課題を解決することが、私たちがSakurabookを開発した理由の一つでもあります。
予約受付＋予約管理を自動化するSakurabook
一方、Sakurabookでは、ご予約の空き状況や店舗の営業時間だけでなく、 担当スタッフの勤務時間や稼働状況も計算して、 空き枠カレンダーに自動的に反映する仕組みを備えています。
これにより、「サービスの空き枠はあるものの、担当できるスタッフの手が空いていない」といったトラブルや、「すでにご予約が入っているのに、別のご予約を重ねて入れてしまった」というダブルブッキングなど、予約受付に関する様々なミスを防ぐことが可能です。
こうした予約管理機能は、表面的にはあまり目立たない機能ではありますが、 実際の店舗運営では非常に重要な機能だと私たちは考えています。
このように、ただ予約を受け付けるだけでなく、予約受付・予約管理といった業務の効率化と正確性を高め、生産性を向上させることが、Sakurabookの特長の一つです。
こうした高度な予約管理機能を実現するためにも、サービスごとの担当スタッフの登録管理が必要になります。しかし今回のアップデートにより、新しいSakurabookでは、スタッフ指名なしの予約も可能となりました。
スタッフ指名の切り替え可能！管理機能を備えた予約システムSakurabook
今回は、Sakurabookの新しい機能である、「スタッフ指名予約の切り替え」についてご案内しました。また併せて、予約トラブルやダブルブッキングを防ぎ、業務効率を高める、Sakurabookの予約管理機能についてもご案内しました。
ただ「サイト上で予約を受け付けできる」だけに留まらず、効果的な予約管理を実現できるのが、Sakurabookの大きな特長の一つです。ぜひこの機会に、導入をご検討いただければと思います。
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