【活用例】Sakurabookの予約管理:予約のキャンセル、変更への対応について

【活用例】Sakurabookの予約管理:予約のキャンセル、変更への対応について

Sakurabookサポート Sakurabookサポート

予約サイトにとって、製作と同じかそれ以上に重要となるのが、運用です。

予約サイトは作っておしまいではありません。 そのサイトを適切に運用し、 お客様からの様々なご要望に対応していく必要があります。

そこで今回は、Shopify予約サイト制作ツール「Sakurabook」の、予約管理と運用について ご案内します。

ダブルブッキングを防いだり、お客様からお電話や店頭でご予約を承った際の対応、また、既にご予約のお客様から予約内容の変更やキャンセルのお問い合わせをいただいた際の対応などについて、具体的にご紹介します。

Sakurabookとは:Shopifyサイトで予約受付ができるアプリ

Sakurabookは、ECカートシステムであるShopifyの拡張機能(アプリ)として開発された予約システムです。Shopifyで構築したECサイトにSakurabookを導入することで、来店予約やサービスの利用予約など、様々な予約を受け付けできるようになります。

Shopifyの持つ充実したデザイン性や豊富な機能性、さまざまな他のShopifyアプリとの連携により、自由度の高い予約サイト制作ができるのが、大きな特徴の一つです。

またクラウドサービスとなっており、パソコンやスマートフォンなどの管理端末に特別なソフトウェアをインストールしなくても、インターネットブラウザ上から管理することができます。

Sakurabookを導入したShopifyサイトには、お客様にご提供する予約サービスを商品ページとして登録し、わかりやすい予約カレンダーを掲載することができます。お客様は予約カレンダーから空き状況を確認して、希望する日時に予約を申し込むことができます。

予約サイトの運用とは:予約管理、予約の追加・変更・キャンセルなどの対応

次に、予約サイトの運用で生じる業務について、少し詳しくご案内したいと思います。

さまざまな業務がありますが大きく分けると、予約の追加、予約内容の変更、予約のキャンセル等へ対応する必要があります。

また、予約管理も重要です。例えば、すでに予約が入っている日時に、別の予約が重なって入ってしまうことをダブルブッキングと言いますが、こうしたダブルブッキングが生じないように、予約の空き状況をしっかりと管理し、予約カレンダーに反映させていく必要があります。

こうした予約サイトの実務が、Sakurabookではどのようになるのか、ご案内しましょう。

Sakurabookのダブルブッキング防止機能

まずはSakurabookの予約管理についてです。Sakurabookには、ダブルブッキングを自動的に防ぐための、様々な仕組みが備わってます。

Sakurabookは、そのサービスの予約の空き状況を、システムが自動的に計算して予約カレンダーに反映します。このシステムの計算には、「予約がすでに埋まっているか」はもちろんですが、その他にも様々な要素が反映されます。

サービスの営業時間と休憩時間

一つは、サービスの営業時間です。

Sakurabookでは、予約を受け付けるサービスごとに営業時間を設定することができます。

その営業時間の設定には休憩時間を含めることもできます。例えば、「お昼の12時から1時の間はお昼休み」として、その時間帯を除く営業時間を設定することもできます。つまり、お昼休みの時間には予約が入らないように設定できます。

担当スタッフの空き状況

他にも担当スタッフの空き状況も、予約カレンダーに反映されます。

例えば、スタッフの「斎藤」さんが、「ヘアカット」と「パーマ」の2つのサービスを担当していたとします。そして7月10日の13時~14時に、ヘアカットの予約が入ったとしましょう。この日時は、パーマの予約はまだ空いています。しかし担当の斎藤さんは、ヘアカットのお客様に対応するため、パーマの予約が同じ日時に入ってしまうと、ダブルブッキングになってしまいます。

こうしたダブルブッキングを防ぐ仕組みも、Sakurabookは備えています。

桜ブックでは、お客様にご提供するサービスと別に、それを担当するスタッフも登録する仕組みになっています。そして、どのサービスを誰が担当するのかを、紐づけてシステムに登録します。

Sakurabookのシステムは、サービスの予約の空き状況だけでなく、担当スタッフの予約の空き状況も計算します。先ほどの例で言えば、「7月10日の13時~14時」に「斎藤」さんの担当する「ヘアカット」の予約が入った場合、同じ「斎藤」さんの担当する他のサービスも、「7月10日の13時~14時」は空き枠ナシとして予約カレンダーに反映します。

<「斎藤」さんが、「ヘアカット」と「パーマ」を担当している>

7月10日の13時~14時に「ヘアカット」の予約が入った場合…

⇒「斎藤」さんが担当する「パーマ」も、同じ日時(7月10日の13時~14時)は予約不可に。

また、担当スタッフが二名以上いる場合の設定も可能です。

例えば、「斎藤」さんと「田中」さんの二人が、「ヘアカット」と「パーマ」を担当しているとしましょう。この場合、7月10日の13時~14時にヘアカットの予約が入り、斎藤さんが担当することになったとしても、まだ田中さんが空いているので、同じ日時にパーマのご予約は受け付けることができます。

<「斎藤」さんと「田中」さんが、「ヘアカット」と「パーマ」を担当している>

7月10日の13時~14時に、斎藤さんの「ヘアカット」の予約が入った場合…

⇒まだ田中さんの予約枠が開いているので、同じ日時の「パーマ」は予約可能

このように、Sakurabookの予約管理システムは、サービスの営業時間や休憩時間、サービスの空き状況、担当スタッフの空き状況などをもとに計算し、実際にお客様にサービスをご提供できる日時しか予約を受け付けないように、自動的に予約カレンダーを更新します。

従来の予約システムの場合、お客様から予約をお受けしたとしても、「サービスを提供できるか本当にご予約を受けて問題ないか」「ダブルブッキングにならないか」「担当者のスケジュールは空いているか」といったことを確認しなければ、実際にご予約を承ることはできませんでした。しかし、こうした複雑な確認作業をSakurabookは自動的に行うため、予約管理業務が非常にスムーズになります。

お客様からお電話や店頭でご予約を頂いた場合の対応

現実問題として、予約サイトを運営していても、実際には様々な方法でご予約を承ることがあります。例えば、店頭でご予約を受け付けるケースです。「来週のこの時間もよろしくお願いします」と、お客様から口頭で次のご予約をいただくことも、珍しいケースではありません。他にもお電話などでご予約を承るケースもあります。

このようにサイト以外から予約が入った場合でも、Sakurabookは、管理画面のダッシュボードから、手動で新規予約を追加することができます。

これにより、電話や店頭などで承ったご予約も、Sakurabookの予約管理システムで、一括で管理することが可能です。

予約内容の変更とキャンセルの対応

予約サイトの運用でもう一つ重要なのが、予約内容の変更とキャンセルの対応です。お客様から「予約をキャンセルしたい」、あるいは「予約の日時を変えて欲しい」「予約するコースを変えたい」など、様々なご要望を頂くケースは、決して珍しいことではありません。そうした際に、Sakurabookでどのように対応するのかを、ご案内して行きます。

Sakurabookでは、お客様ご自身の手で予約をキャンセルしたり、予約内容を変更したりする機能は、現在のバージョンでは備えておりません。将来的な実装に向けて検討中となっています。

従って、お客様からご予約の変更やキャンセルをいただいた際は、Sakurabookの管理画面から、手動で対応していただく必要があります。Sakurabookでは、管理画面のダッシュボードに表示されるカレンダーより、予約を削除したり、予約内容を変更したりすることができます。この機能を使って、ご対応をお願いします。

また、予約の変更やキャンセルに伴う決済についても自動的に対応する機能は現在では備えておりません。Shopifyペイメントなどの決済サービスを使い、メール等にてお客様へのご対応をお願いいたします。

キャンセルポリシー(キャンセル料の徴収など)の適用

予約がキャンセルになった場合、キャンセル料が発生する条件などを定めているお店も多いと思います。例えば、「ご予約の2日前以降のキャンセルはキャンセル料が発生する」といった、お店のルールです。

こうしたキャンセル時のルール(キャンセルポリシー)に従って、お客様からキャンセル料を頂戴したり、あるいは場合によっては逆に返金をするケースもあると思いますが、こうしたキャンセルに伴う決済も、現在のバージョンのSakurabookでは、自動化には対応しておりません。したがってこちらも、Shopifyペイメントなどの決済サービスを使い、メール等にてお客様へのご対応をお願いいたします。

こうしたキャンセルポリシーの適用の自動化についても、今後の開発予定の機能となっております。

まとめ:予約管理機能を備えたSakurabookで、予約サイトの制作を

それは今回のまとめに入ります。今回は、Sakurabookの予約管理や運用についてご案内しました。

Sakurabookは、ダブルブッキングを防止するさまざまな機能を備えております。複数の予約サービスを提供する場合も、サービスの空き状況だけでなく、それを担当するスタッフの空き状況も管理して、『本当にお客様にサービスが提供できる状況にある』場合のみ、予約が可能になる仕組みになっています。したがってダブルブッキングの防止に関しては、Sakurabookの導入で、大部分が自動化できるでしょう。

また、サイト上ではなくお電話や店頭などで新しいご予約をいただいた際も、管理画面から新規の予約を追加することができます。そのため、サイト以外の場所から承った予約も、一元的にSakurabookで管理することができます。

予約のキャンセルや予約内容の変更も対応しておりますが、お客様ご自身の手で変更やキャンセルを行っていただく機能は、現在は備えておりません。また変更やキャンセルに伴う決済やキャンセルポリシーの適用に関しても現在のバージョンでは、自動化は未対応となっております。こうした変更やキャンセルへの対応は、管理画面から手動で行っていただく必要があります。Sakurabookの管理画面から手動で行っていただく必要があります。これらの機能の自動化に関しては、今後実装予定の機能となります。

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