【活用例】弁護士・司法書士・税理士等:士業の相談予約システムにSakurabookのご活用を

【活用例】弁護士・司法書士・税理士等:士業の相談予約システムにSakurabookのご活用を

Sakurabookサポート Sakurabookサポート

この記事では、弁護士・司法書士や税理士など、士業の皆様の相談予約システムにSakurabookをご活用いただくケース事例をご紹介しましょう。

Sakurabookは、お客様と一対一のサービスのご予約に適した予約システムです。

ECカートシステム「Shopify」の拡張機能(アプリ)として動く仕組みのため、ShopifyとSakurabookの両方の導入が必要ですが、Shopifyの充実したデザインテーマや様々な機能が使えるため、柔軟性や拡張性に富んでいることが特徴です。

弁護士・司法書士や税理士などの場合、Shopifyの持つECカート機能(オンライン通販機能)はさほど重要ではないかもしれませんが、それでもSakurabookの持つ特長から相性が良いと思われるため、ご紹介させて頂きます。

「相談」のオンライン化を進めつつ、対面相談にも対応が必要

コロナ禍を経て様々なサービスのオンライン化が進みましたが、士業の皆様の「相談」もその一つではないでしょうか。例えば、正式な依頼前の相談をZoomミーティング可としている事務所も、今では珍しく無いと伺っています。

ですが一方で、弁護士・司法書士・税理士など、時としてお客様の秘密にも触れる業務であることを考えると、「完全オンラインのみ」とはいかない事情もあるかと思います。

「事務所にご来所での相談も、Zoomミーティングでの相談も、どちらも予約を受け付けたい」と考えると、それに対応した予約システムを探すのは、予想以上に困難です。しかし、こうした事情に、弊社のSakurabookはお応えできるでしょう。

ご来所での相談も、Zoomミーティングでの相談も、どちらも対応できる予約システム

Sakurabookは、ご来所での相談も、Zoomミーティングでの相談も、どちらも同一のサイトで対応可能な予約システムです。

たとえば、

・「法律相談(ご来所)」のページから予約を申し込めば、事務所にご来所での相談を予約できる

・「法律相談(Zoom)」のページから予約を申し込めば、ZoomミーティングのURLが自動的に発行されて、オンライン相談の予約ができる

という予約受付システムを備えたWEBサイトを制作できます。

ダブルブッキングを防ぐ、Sakurabookの予約カレンダーシステム

対面とオンラインの両方でサービスを提供する場合、とくに注意したいのがダブルブッキングです。たとえば、オンライン相談の予約が既に入っている日時に、ご来所での対面相談の予約を入れてしまうと、どちらかをお断りしなければいけません。

こうしたトラブルを未然に防ぐ仕組みも、Sakurabookは備えています。

Sakurabookは、一般的な予約システムと異なり、「サービスごとの予約の空き状況」と「担当スタッフごとの予約の空き情報」の、両方を管理することができます。

例えば、弁護士の「ヤマダ」先生が、お一人で対応している弁護士事務所を想定してみましょう。5月13日の14時から、オンライン相談の予約が入りました。対面相談のほうは空いているのですが、ヤマダ先生ご自身はオンライン相談に対応するため、対面相談のご予約が同じ日時に入ってしまうと、ダブルブッキングになってしまいます。

こうした場合、Sakurabookのシステムを予め設定しておけば、「5月13日の14時からヤマダ先生にオンライン相談の予約が入った」時点で、自動的に、対面相談のほうは空いていたとしても、その日時は予約ができないよう、空き枠カレンダーが灰色状態になります。

サービスごとの予約状況だけでなく、担当スタッフ(この場合ヤマダ先生)の予約の空き状況を計算して、システムが自動的に予約の空き状況を変更し、空き枠カレンダーに反映するためです。

「担当スタッフ」と「予約サービス」で空き枠を管理するSakurabookのシステム

もう少し詳しく、Sakurabookの仕組みをご案内いたします。

一般的な予約システム(予約サイト)というと、たとえば「お店の空き状況」を示す予約カレンダーが表示されて、そこで予約可能となっていれば予約できる、といったシステムを想像する方が多いのではないでしょうか。

しかしSakurabookは、さらに柔軟なシステムを備えています。

Sakurabookは、「予約を受け付けるサービスごと」と、「そのサービスを提供する担当スタッフごと」に、それぞれ独立した予約カレンダーを持っています。そして、「誰がどのサービスを担当するか」を、Sakurabookのシステムに登録する仕組みになっています。

こうした高度な予約管理システムを備えているため、担当者の空き状況や予約サービスの空き状況、営業時間などを自動的に計算して、「実際にそのサービスを提供できる日付・時間帯」だけ、予約申し込みが可能になるよう、予約カレンダーに空き状況が自動的に反映されます。

営業時間や休憩時間、準備時間も細かく設定可能

Sakurabookのシステムは、予約の空き状況以外にも、様々な条件を設定することができます。例えば、ご相談の受付が可能な営業時間についても詳細に設定できます。

弁護士や司法書士、税理士などの士業の場合、「新規ご依頼のご相談を、事務所の営業時間中はいつでも受け付けます」という事務所ばかりではないでしょう。こうした場合もSakurabookなら、たとえば「ご来所でのご相談は木曜と土曜の13時~16時のみ受付」「Zoomミーティングでのご相談は月曜~金曜の15時から20時まで受付」といったような設定にすることも可能です。

ほかにも、ご相談の前後でいろいろな準備が必要になるケースもあるでしょう。

例えばご来所でご相談を受ける際、一件のご相談が終わったら、次のご相談者様を迎え入れる前に、書類の片付けをしたり、お茶の用意をしたりと、何かと準備が必要になるかと思います。そうした準備時間や片付け時間も、Sakurabookでは自由に設定できます。

たとえば、「法律相談(ご来所)」のサービスは、事前の準備時間を10分と管理画面で設定したとしましょう。すると、5月13日の14時から予約が入った場合、Sakurabookの予約カレンダーは、事前準備時間の10分を含めて、5月13日の13時50分からを「空き枠なし」の扱いにし、新たな予約が重なって入ることを防ぎます。

このように、営業時間や休憩時間、準備時間などについても、サービスごとに細かく設定することが可能です。

まとめ:弁護士・司法書士・税理士など士業の相談予約システムにも、Sakurabookをぜひご検討下さい

いかがでしょうか。今回の記事ではご紹介しきれませんでしたが、Sakurabookは、まだまだ多彩な機能を備えています。

たとえば弁護士事務所であれば、二人、三人など複数の先生方が共同で事務所を営んでいるケースもあるでしょう。「タナカ・スズキ法律事務所」といった連名の法律事務所のようなケースです。こうした場合への対応も、Sakurabookなら可能です。

冒頭でもご案内した通り、SakurabookはECカートシステム「Shopify」の拡張機能(アプリ)のため、物品販売を行う事業者様の来店予約用というイメージもあるのですが、実際には今回ご案内した通り、より幅広く様々な業種でご活用頂けます。

ぜひ、士業の皆様のご相談予約システムにも、Sakurabookをご検討頂ければ幸いです。

« 一覧に戻る